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El modelo de cuadro de
clasificación funcional con el que venimos trabajando se estructura a partir de
tres niveles principales que son el de Función, Actividad y Serie[1]. Esto
no quiere decir que únicamente se conciben estos tres niveles, sino que ellos
son los principales. A partir de ellos, se podrán definir otros niveles
intermedios cuando se considere necesario, sin olvidar el criterio de
simplicidad que debe presidir la elaboración del cuadro y sin caer, por tanto,
en una excesiva división que acabe dificultando el manejo de la herramienta.
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El grado de desarrollo
de un cuadro de clasificación queda a discreción de la organización y estará en
función de la complejidad de sus funciones, el tamaño de la organización, la
naturaleza de su actividad, siendo perfectamente válida la definición de
niveles intermedios como el de la subactividad[2].
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Para Antonia Heredia,
“la división de una sección en subsecciones no puede establecerse de antemano y
serán tantas cuantas la institución determine de acuerdo a su mayor o menor
complejidad orgánica y funcional”. El modelo “universal” propuesto por Roberge
contempla siete niveles jerárquicos. En el nuestro se definen, en principio,
seis niveles, aunque quizás sea necesario en ocasiones descender también a
siete. Estos seis niveles serían los de Función, Actividad, Subactividad,
Serie, Ámbito Competencial y subserie[3].
[1] La
denominación de los niveles principales como funciones, actividades y series
está plenamente aceptada por autores como Antonia Heredia y Cruz Mundet y es
recogida también en la ISO 15489.
[2] De
esta forma, la ISO 15489 plantea que, tras las funciones y actividades, “el
tercero y siguientes niveles son desarrollos más detallados de las actividades
o grupos de transacciones que tienen lugar en cada actividad”
[3] En el
caso de los Expedientes de Subvenciones, por ejemplo, es probable que haya que
incluir un nivel de agrupación entre la subserie y el ámbito competencial, para
agrupar a las subvenciones en los tres tipos que establece la ley: las
subvenciones genéricas, las subvenciones nominadas y las subvenciones
específicas. Por su parte, Mateo Páez, en la serie Expedientes de sesiones de
órganos colegiados, incorpora una categoría de clasificación intermedia,
dividiendo los órganos colegiados en Internos, Interdepartamentales, de
Patronatos y Consorcios, de otras administraciones, etc., aclarando que estas
divisiones no son agrupaciones documentales, aunque nosotros entendemos que sí
lo son.
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