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Esta concepción de la
subserie como parte integrante de la
serie, se corresponde perfectamente con la definición proporcionada por
Antonia Heredia, según la cual, la subserie sería el “conjunto de unidades documentales dentro de una serie, agrupadas en razón de
modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razón de destinatarios
o de beneficiarios de dicha actividad”[1].
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Por otra parte, la existencia de las subseries está
también recogida en la propia norma ISAD (G). En la NEDA −adaptación española
de la ISAD (G)− se definen como “un conjunto de documentos que pueden tener una
similitud formal, temporal o de contenido o cualquier otra relación derivada de
la producción, recepción o utilización”.
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Se consideran subseries documentales comunes el
conjunto de unidades archivísticas producidas
en el ejercicio de una función o actividad administrativa regulada por una
misma norma de procedimiento y común a todos los Departamentos de la
Administración autonómica (series de gestión)
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y subseries documentales específicas el conjunto de unidades
archivísticas producidas en el ejercicio de una función o actividad
administrativa regulada por una misma norma de procedimiento y propia de cada
Departamento[2]
(series de explotación).
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En los casos en los
que se trata de subseries específicas –o sea, que son tramitadas en una sola
unidad administrativa de la Institución[3]−,
cada una de estas unidades administrativas aparecerá como “órgano productor” de
la subserie, si bien −en última instancia− el productor sigue siendo el
Gobierno de Canarias.
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Pero en los casos en
los que se trata de subseries comunes[4], lo
que cada unidad administrativa tramita sería una fracción –un trozo- de la
subserie”. Y en el caso de series que no se descomponen en subseries –como
la serie Correspondencia− lo que cada unidad tramita es una fracción −un trozo−
de la serie. De esta forma tendríamos que todos
los trozos juntos componen la serie o la subserie −según el caso−,
apareciendo como “productores vigentes” todas las unidades administrativas que
tramitan y transfieren unidades de esas series o subseries.
[1] Heredia Herrera, Antonia: «Los niveles
de descripción, un debate necesario en la antesala de las normas nacionales»,
en Boletín de ANABAD, LI, 2001, nº 4, p. 60.
[2] La
definición de series documentales comunes y específicas viene a coincidir en
cierta medida con la división establecida por Roberge entre series de gestión,
comunes a cualquier institución, y series de explotación, emanadas de las
atribuciones específicas que toda corporación tiene encomendadas.
[3] Por ejemplo, los Expedientes de subvenciones para la modernización del
sector del plátano en Canarias, son tramitados únicamente por el Servicio de
Estructuras Agrarias y Desarrollo Rural.
[4] Por
ejemplo, los Expedientes de contratación de obras, que se tramitan en las
Secretarías Generales Técnicas de toda las Consejerías.
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