Concepto de Subserie

-         Esta concepción de la subserie como parte integrante de la serie, se corresponde perfectamente con la definición proporcionada por Antonia Heredia, según la cual, la subserie sería el “conjunto de unidades documentales dentro de una serie, agrupadas en razón de modalidades de la actividad que testimonia la serie, en razón de destinatarios o de beneficiarios de dicha actividad”[1].

-         Por otra  parte, la existencia de las subseries está también recogida en la propia norma ISAD (G). En la NEDA −adaptación española de la ISAD (G)− se definen como “un conjunto de documentos que pueden tener una similitud formal, temporal o de contenido o cualquier otra relación derivada de la producción, recepción o utilización”.

-         Se consideran subseries documentales comunes el conjunto de unidades archivísticas producidas en el ejercicio de una función o actividad administrativa regulada por una misma norma de procedimiento y común a todos los Departamentos de la Administración autonómica (series de gestión)

-         y subseries documentales específicas el conjunto de unidades archivísticas producidas en el ejercicio de una función o actividad administrativa regulada por una misma norma de procedimiento y propia de cada Departamento[2] (series de explotación).

-         En los casos en los que se trata de subseries específicas –o sea, que son tramitadas en una sola unidad administrativa de la Institución[3]−, cada una de estas unidades administrativas aparecerá como “órgano productor” de la subserie, si bien −en última instancia− el productor sigue siendo el Gobierno de Canarias.

-         Pero en los casos en los que se trata de subseries comunes[4], lo que cada unidad administrativa tramita sería una fracción –un trozo- de la subserie”. Y en el caso de series que no se descomponen en subseries –como la serie Correspondencia− lo que cada unidad tramita es una fracción −un trozo− de la serie. De esta forma tendríamos que todos los trozos juntos componen la serie o la subserie −según el caso−, apareciendo como “productores vigentes” todas las unidades administrativas que tramitan y transfieren unidades de esas series o subseries.

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[1] Heredia Herrera, Antonia: «Los niveles de descripción, un debate necesario en la antesala de las normas nacionales», en Boletín de ANABAD, LI, 2001, nº 4, p. 60.

[2] La definición de series documentales comunes y específicas viene a coincidir en cierta medida con la división establecida por Roberge entre series de gestión, comunes a cualquier institución, y series de explotación, emanadas de las atribuciones específicas que toda corporación tiene encomendadas.

[3] Por ejemplo, los Expedientes de subvenciones para la modernización del sector del plátano en Canarias, son tramitados únicamente por el Servicio de Estructuras Agrarias y Desarrollo Rural.

[4] Por ejemplo, los Expedientes de contratación de obras, que se tramitan en las Secretarías Generales Técnicas de toda las Consejerías.

Concepto de Función y Actividad

-         Mateo Páez define Actividad como “el conjunto de acciones, independientemente del ámbito competencial, encomendadas a las unidades administrativas, que se materializan en series documentales”,

-          y a la Función como “el conjunto de actividades encaminadas hacia una misma finalidad administrativa, independientemente del asunto, materia o competencia de la que traten”. Ana Duplá plantea que “cuando la función se ejerce, lo hace a través de una o varias actividades. La actividades, por tanto, están implícitas en la función”.

-         La incorporación de la Subactividad permite establecer un nivel mayor de concreción en la actividad, en los casos en los que la complejidad de la misma lo requiera, de cara a facilitar la comprensión intelectual de la clasificación.

Fundamentos del cuadro: conceptos de función, actividad, serie, subserie común y subserie específica. El ámbito competencial. El elemento orgánico.

 

-         El modelo de cuadro de clasificación funcional con el que venimos trabajando se estructura a partir de tres niveles principales que son el de Función, Actividad y Serie[1]. Esto no quiere decir que únicamente se conciben estos tres niveles, sino que ellos son los principales. A partir de ellos, se podrán definir otros niveles intermedios cuando se considere necesario, sin olvidar el criterio de simplicidad que debe presidir la elaboración del cuadro y sin caer, por tanto, en una excesiva división que acabe dificultando el manejo de la herramienta.

-         El grado de desarrollo de un cuadro de clasificación queda a discreción de la organización y estará en función de la complejidad de sus funciones, el tamaño de la organización, la naturaleza de su actividad, siendo perfectamente válida la definición de niveles intermedios como el de la subactividad[2].

-         Para Antonia Heredia, “la división de una sección en subsecciones no puede establecerse de antemano y serán tantas cuantas la institución determine de acuerdo a su mayor o menor complejidad orgánica y funcional”. El modelo “universal” propuesto por Roberge contempla siete niveles jerárquicos. En el nuestro se definen, en principio, seis niveles, aunque quizás sea necesario en ocasiones descender también a siete. Estos seis niveles serían los de Función, Actividad, Subactividad, Serie, Ámbito Competencial y subserie[3].

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[1] La denominación de los niveles principales como funciones, actividades y series está plenamente aceptada por autores como Antonia Heredia y Cruz Mundet y es recogida también en la ISO 15489.

[2] De esta forma, la ISO 15489 plantea que, tras las funciones y actividades, “el tercero y siguientes niveles son desarrollos más detallados de las actividades o grupos de transacciones que tienen lugar en cada actividad”

[3] En el caso de los Expedientes de Subvenciones, por ejemplo, es probable que haya que incluir un nivel de agrupación entre la subserie y el ámbito competencial, para agrupar a las subvenciones en los tres tipos que establece la ley: las subvenciones genéricas, las subvenciones nominadas y las subvenciones específicas. Por su parte, Mateo Páez, en la serie Expedientes de sesiones de órganos colegiados, incorpora una categoría de clasificación intermedia, dividiendo los órganos colegiados en Internos, Interdepartamentales, de Patronatos y Consorcios, de otras administraciones, etc., aclarando que estas divisiones no son agrupaciones documentales, aunque nosotros entendemos que sí lo son.

Definiendo nuevamente la serie documental

Uno día nos dio por definir conceptos. Puestos a ello, definimos la serie documental como el “conjunto de unidades documentales de tipología similar y producción continuada, generadas como materialización de una misma actividad administrativa, y reflejo documental de los distintos procedimientos o procesos de gestión desarrollados por las administraciones públicas en el ejercicio de sus funciones y competencias”. 


¡Ahí queda eso!

Series, subseries y clasificación funcional

El proceso de implementación de sistemas de organización funcional en el marco de los sistemas de gestión documental y archivo de las administraciones públicas podría estarnos demandando el replanteamiento de algunos de los conceptos, e incluso de algunos de los principios, que han venido observándose en la disciplina archivística durante las pasadas décadas. Conceptos, puntos de vista y prácticas que eran comúnmente aceptadas por la mayoría de los profesionales en la época en la que primaban los sistemas organicistas parecen, en ocasiones, no adaptarse fácilmente a la nueva perspectiva funcional desde la que abordamos actualmente tareas como las de identificar, clasificar y valorar los documentos de archivo. En un trabajo anterior ya tuvimos la ocasión de reflexionar sobre la necesidad de redefinir el concepto de serie documental, una necesidad que surgía, no de una especulación teórica, sino de los problemas a los que nos veníamos enfrentando en el curso de una práctica cotidiana en la Administración pública en la que desempeñamos nuestro quehacer profesional. Finalizaba aquel trabajo con una propuesta de definición que nos permitiera superar algunas de las limitaciones —en ocasiones de carácter organicista— que presentaban, a nuestro entender, las definiciones que habían venido apareciendo en la normativa autonómica promulgada en España . Reflexionábamos también en aquel trabajo sobre la operatividad de identificar, clasificar y valorar series documentales de carácter genérico, pese a que dichas series no pudieran materializarse sino a través de unas determinadas subseries. Y como una cosa nos llevo a la otra, acabamos reivindicando también la operatividad del concepto de subserie, aunque en aquella ocasión no podíamos abordar el tema de forma algo ordenada y sistemática. Aprovecharemos ahora, por tanto, para explicar mejor la idea que hemos desarrollado sobre eso que entre nosotros solemos llamar serie genérica, unas series que existen pero que para existir necesitan de las subseries, como una madre, para serlo, necesita tener hijos.

Hacer un cuadro funcional es divertido

Hacer un cuadro de clasificación es divertido; es mucho más interesante que hacer un cuadro orgánico. Para hacer un cuadro organico no había que pensar nada; uno cogía la estructura orgánica de una administración pública o institución cualquiera y preguntaba qué procedimientos gestionaban en cada unidad administrativa. Con los resultados, más o menos ya se podía hacer un cuadro de clasificación.

Con los cuadros funcionales la cosa es más complicada, pero más estimulante. Hay que estudiar, pensar, debatir y a veces hasta "pelearse" con gestores, informáticos y compañeros para dilucidar qué función y actividad administrativa se está desarrollando con un determinado procedimiento.